Denkwerk
Automatiseren is een oplossing voor een drukke ondernemer, maar het vereist meer dan zomaar een paar tools aan elkaar koppelen. Het begint met denkwerk. Met een plan. En bij mij start dat op papier.
Ook al gebeurd hier heel veel digitaal, soms neem ik gewoon graag een groot wit blad en een potlood. Om te brainstormen, te schetsen, of een denkproces in gang te brengen. Wanneer ik een automatisatie-vraagstuk voorgeschoteld krijg, begin ik dus ook met een wit blad. Want elke vraag is anders, elke situatie of beginpunt is verschillend.
Door te krabbelen op mijn blad krijg ik een overzicht van mijn denkpistes.
Wat willen we bereiken? Elk proces begint met een doel. Wat is het eindresultaat van de automatisatie? Bijvoorbeeld: Klant is ingeschreven in een workshop, en ontvangt 3 dagen voor de workshop een herinneringsmail.
Wat zijn de stappen? Welke acties moeten gebeuren om van punt A naar punt B te komen? En van daaruit naar punt C? Door het proces helemaal uit te tekenen, worden de (tussen)stappen en eventuele knelpunten duidelijk. En soms moet ik herbeginnen omdat ik zie dat het ergens gaat vastlopen. Bijvoorbeelden: Als tool A niet rechtstreeks met tool B kan communiceren, of niet alle data kan geven die je nodig hebt, moet er soms een tussenstap worden gemaakt.
Welke tools zijn er al? Ik maak altijd een inventaris: welke tools gebruikt de klant al? Halen we daar al het maximum uit? Soms zijn meerdere scenario’s mogelijk om iets te automatiseren, en is het kwestie van kiezen voor de tools die er al zijn. En enkel extra tools in te zetten als dat de slimste oplossing is of als het niet anders kan. Bijvoorbeeld: onlangs wou ik iets opzetten waarvan ik een oplossing had met bestaande tools, en een naar - mijn gevoel makkelijkere - oplossing met Notion als tool. Toch heb ik voor die klant niet de automatisatie met Notion opgezet. Ze gebruikt Notion niet, en het leek me in dit geval een minder evidente oplossing voor deze klant.
Wat kan je uit die tools halen? Welke info zit er nu al in? Welke info kunnen we nog oproepen? En wat lukt er niet? Want niet elke tool geeft je toegang tot de data die je nodig hebt. Automatiseren draait om informatie delen: de ene tool deelt informatie, waarmee de andere verder kan in het proces. Daarom is het cruciaal om te weten welke data je nodig hebt, hoe je er aan kan en hoe je die kunt gebruiken.
Triggers en acties: de domino van automatisaties
Automatisaties zijn als een rij dominosteentjes. Eén gebeurtenis – de trigger – zet alles in beweging. Daarom is het zo leuk om met Zapier of Make te werken. Deze twee tools laten andere tools met elkaar communiceren. Denk aan een nieuwe klant in je CRM (trigger), waarna er automatisch een welkomstmail wordt verstuurd via je Kit of Mailerlite(actie). Of een afspraak in Calendly (trigger) die een taak wordt in je Takendatabase in Notion (actie) en een nieuwe subscriber in je Mailerlite. Door deze kettingreacties slim op te bouwen, maak je processen efficiënter én minder foutgevoelig.
Eenvoud siert
Mijn doel is altijd om met zo min mogelijk stappen en tools te bereiken wat nodig is. Meer tools betekent namelijk meer complexiteit, meer kans dat er iets misloopt (en vaak ook hogere kosten). En het allerbelangrijkste “Hoe kan ik ervoor zorgen dat dit proces automatisch verloopt, zonder manuele tussenkomst?”
Automatiseren met een plan
Maar zoals met veel dingen: het loopt ook niet altijd volgens plan! Eens je het papier verlaat en aan de slag gaat botst je al eens op dingen die niet werken of niet kunnen. Soms is het ook voor mij nog een doolhof.
Het kost misschien wat tijd om alles uit te denken, maar het resultaat is onbetaalbaar: een systeem dat zichzelf onderhoudt, zodat jij je kunt focussen op wat écht belangrijk is.
Wil je een vliegende start maken? Ik help je graag om jouw processen onder de loep te nemen en te spotten waar het beter of anders kan. Samen bouwen we een systeem dat voor jou werkt, en niet andersom.
Klaar om de eerste stap te zetten? Boek een spotsessie en we vinden samen de weg uit het doolhof.
