Je bedrijf runnen vanuit Notion

Het is zalig om bijna alles wat je nodig hebt om een bedrijf te runnen gewoon in Notion te kunnen doen. Alles staat samen, dingen zijn aan elkaar gelinkt, je vindt alles vlot terug en je hoeft niet heel de tijd tussen tools te switchen. En het grootste voordeel: je maakt het werkbaar voor jou. Zoals jij het wil, zoals jij het wil zien, zoals jij info wil vinden.

Als ik er over nadenk is informatie ‘organiseren’ eigenlijk het liefste dat ik doe. Orde scheppen in chaos, en slimme manieren bedenken om info te stockeren en makkelijk terug te vinden. En dat allemaal om ruimte te creëren zodat ik minder moet onthouden. En om vlotter te kunnen werken aan de dingen die wel wat meer brainwork mogen krijgen.

Omdat je je Notion grotendeels zelf opbouwt kan je er eigenlijk alles mee doen (of toch bijna). Ik gebruik Notion zowel om mijn bedrijf te runnen als om mijn leven te organiseren. Van het bijhouden en managen van taken en projecten, om werk voor te bereiden, om notities te maken en vooral om informatie te stockeren. Informatie die ik makkelijk en snel wil terugvinden.

Mocht ik Notion niet hebben dan zou mijn computer vol losse documenten staan, misschien wel in mapjes maar niet onderling aan mekaar gelinkt. En dat zouden veel documenten zijn. Eindeloos veel mapjes en documenten, wordbestanden en excelsheets. Of eindeloos veel extra tools. En veel papierkes en schriftjes op mijn bureau.

De Cursist

Toen ik meer dan een jaar geleden voor Nele van De Cursist begon te werken was het de bedoeling dat ik mijn klant min of meer verving tijdens haar moederschapsrust. Taken die vooral moesten doorlopen was het beantwoorden van emails van klanten, en de social meda marketing. Ik kreeg toegang tot een dropbox waar heel wat info te vinden. Er was daar een excel bestand met een leidraad over de marketingcontent en een planner. Maar verder dan dat ging het niet eigenlijk niet. Maar er was wel al een Notion account 😊

Taken, projecten en een dashboard

Al heel snel ben ik vanalles beginnen bouwen in Notion. Te beginnen met een takenlijst, die uiteindelijk een mastertasklist werd met filters voor mezelf en voor mijn klant. Sommige van die taken werden samengezet in projecten. Projecten kwamen in een projectendatabase. In de pagina van een project kunnen we notities maken, informatie plaatsen of linken, de taken van het project zien, en elkaar berichten sturen.

Een dashboard als startpagina geeft een mooi overzicht. We weten perfect wie welke taken voor welke projecten doet. We moeten niet met elkaar mailen. Communiceren over taken en projecten kan perfect via de chatfunctie, en is veel gerichter. Aangezien je je boodschapt typt waar het bij hoort. Vanuit het dashboard kunnen we makkelijk doorklikken naar andere pagina’s en databases. Zoals het contentdashboard of de lijst met SOP’s.

Contentmanagement

De Cursist is de referentie als het gaat om informatie over klei en keramiek en biedt online cursussen met top-keramisten aan. Er is dus veel te vertellen, en dus ook massa’s content om mee te werken. Dat gaat van algemene of specifieke informatieartikels, inspiratie over vormen en technieken, info over de cursussen, testimonials van klanten… Dit alles wordt ingezet in nieuwsbrieven, social media posts op 3 kanalen, een blog en een website.

Om hier het overzicht te kunnen bewaren en goed te weten wanneer welke content op welk kanaal gedeeld werd, heb ik een contentdatabase gemaakt. Deze is ook gelinkt aan een planner voor social media, een planner voor de nieuwsbrieven, een planner voor de blogposts. Allemaal in Notion. Over elk onderwerp kunnen we perfect opzoeken wanneer het de laatste keer op Instagram kwam, of het al in Pinterest is gepind en wanneer het daarover ging in een nieuwsbrief of blogpost. Per onderwerp zie je direct wat de tekst is voor instagram, wat de aangepaste tekst is voor Pinterest… Pas als de tekst en planning voorbereid is in Notion gaan we over naar de website voor het inplannen van blogs of naar de tool Later om de social media posts klaar te zetten voor publicatie.

Begint da maar eens allemaal te doen in excel 🤯

Klinkt jou dit goed in de oren? Allles bijeen in één tool, die je kunt inrichten zoals jij het wil? Ik help je hier graag mee!
Boek een spotsessie en we bekijken eens wat Notion voor jou zou kunnen betekenen.