Je perfecte expo-wishlist in Notion
Onlangs zag ik een instagram story van Wendy van Atelier Zeste: ze gaat heel graag naar tentoonstellingen maar loopt er al eens mis omdat ze nog geen goede manier heeft gevonden om haar wishlist bij te houden. Hoe het nu gaat is te omslachtig of op verschillende plaatsen en niet consequent. Ze deelde ook hoe ze het wel zou willen organiseren. En ik kon bij haar criteria waaraan zo’n lijst zou moeten voldoen alleen maar denken: dit kan perfect in Notion.
Want zo gaat dat hier dan. Zo’n ‘probleem’ laat me dan niet meer los en dan wil ik de ideale oplossing zoeken, vinden en maken. Als het niet bestaat is het altijd de moeite om te kijken of je het zelf kan maken. Met een paar tools en automatisaties is het zo gefixt.
Hieraan moet de expo-lijst voldoen:
Titel tentoonstelling met afbeelding
Locatie - zowel museum of gallerij + adresgegevens én land
met een kalender
met een notificatie die op het moment dat jij wil aangeeft dat de expo binnenkort afloopt
Zoekfunctie
De database
In Notion maakte ik een database, waarbij elk database-item een tentoonstelling is. Voor elke tentoonstelling kan je een aantal eigenschappen (Properties) invullen. Door die eigenschappen kan je later in de database filteren en views maken die tonen wat jij wil zien.
De locatie (het museum - de gallerij - …): dit is een select-property, zo kan je locaties opslaan en de volgende keer gewoon eentje kiezen uit de lijst. Of een nieuwe bijmaken.
Nog 3 andere select-properties: De stad, het land en het thema van de tentoonstelling
De start- en einddatum van de tentoonstelling
Je kan openingsuren invullen en eventueel aangeven of een sluitingsdag is.
Je kan een afbeelding opladen van de tentoonstelling
En de URL toevoegen.
Er is een checkbox voorzien om aan te vinken als de tentoonstelling bezocht is
Database-views
Daarnaast heb ik van deze database verschillende gefilterde views gemaakt, want daarin zit de echte kracht van die Notion-databases. Dat je alle info die je verzameld op verschillende manier kunt weergeven.
Een overzicht van alle (nog niet bezochte) tentoonstelling op je wishlist:
Een overzicht van de tentoonstellingen die binnenkort aflopen:
Uitgezet op een tijdslijn
Een een overzicht per land. Maar dit zou dus ook per plaats kunnen zijn, per museum, etc…
Automatisaties
Daarnaast was de vraag om een melding te krijgen wanneer de expo bijna afloopt. Je kan natuurlijk zelf kiezen of je die melding 2 weken op voorhand wil krijgen, of 1 maand, of 1 week.
En hier komen automatisaties aan te pas, voor deze gebruikte ik Make. Er moet dagelijks gecheckt worden of de einddatum van de expo bv. binnen de maand valt. Indien dat het geval is, wordt de checkbox ‘binnenkort gedaan’ aangevinkt. Door deze property te hebben, kunnen we dus die gefilterde view ‘binnenkort afgelopen’ maken.
Daarnaast moet er een melding gestuurd worden. Die melding kan een notificiatie zijn binnen Notion, maar evengoed zou je een mailtje kunnen ontvangen.
Op zich is dit een redelijk eenvoudige opzet. Maar we kunnen nog verder gaan. Zo zou je een database kunnen maken van de musea of expo-locatie met daarin alle gegevens zoals openingsuren en adres. Dan zou je een relatie kunnen leggen met de expo-database en zo makkelijk de nodig info over de locatie oproepen. Er zijn ook verschillende manieren te bedenken om een nieuwe expo toe te voegen: gewoon in notion zelf, via een formulier, via een widget op je smartphone etc…
Wil de expo-database eens zien? Dat kan hier
Wil je ook een efficiënt systeem opzetten in Notion voor je werk en leven? Of heb je hulp nodig bij het optimaliseren van je huidige workspace?
Plan een kennismakingsgesprek voor een NotionFix en ontdek hoe ik je kan helpen bij het creëren van jouw perfecte digitale tweede brein.
