Quick wins om 4 uur per week tijd te winnen
In een eerdere blogpost deelde ik al mijn mening dat ondernemers vaak te lang wachten met het inzetten van tools. En dat terwijl een simpele tool of automatisatie je al snel 4 uur per week kan besparen! Vandaag duik ik dieper in de praktische kant. Wat zijn de quick wins waarmee je écht tijd wint? Welke kleine aanpassingen kunnen je workflow al merkbaar efficiënter maken?
Verminder je typwerk
Herkenbaar? Steeds dezelfde e-mails versturen, dezelfde links delen, dezelfde teksten gebruiken? Tijd om slimmer te werken. Bewaar die vaste tekststukken en links ergens waar je ze gemakkelijk kunt oproepen en copy-pasten.
Voordelen:
Je hoeft bepaalde zaken niet telkens opnieuw te typen
Antwoorden gaat veel sneller
Plaats vaste antwoorden of links naar veelgestelde vragen al in je e-mailhandtekening, dat scheelt weer extra mails!
Voor Mac-gebruikers is Paste hiervoor superhandig. Windows-gebruikers kunnen ook een clipping history instellen om tekst opnieuw te gebruiken.
Gebruik een afsprakenplanningstool als PA
Een afsprakentool kan echt je persoonlijke assistent zijn! Daarmee kunnen klanten direct een afspraak maken in je agenda, zonder dat jij zelf moet over-en-weer mailen.
Voordelen:
Geen tijdsverlies met afspraken inplannen
De afspraak staat automatisch in beide agenda’s
De tool stuurt automatische herinneringen
Veel ondernemers zijn fan van Calendly, maar tools zoals Acuity en Zeeg zijn ook het proberen waard!
Een checkouttool voor betalingen zonder webshop
Gebruik een checkouttool zoals voor snelle, directe betalingen op je website. Hiermee kunnen klanten direct betalen en ontvangen ze automatisch een factuur.
Voordelen:
Alles is in één keer geregeld, zonder handmatige facturatie
Geen extra tijd kwijt aan betaling opvolgen
Sneller je inkomsten ontvangen
Zelf gebruik ik graag Plug & Pay!
Werk met een wachtwoordmanager
Bewaar je wachtwoorden in een app in plaats van ze allemaal te onthouden of steeds te zoeken.
Voordelen:
Geen verloren tijd met wachtwoorden zoeken of resetten
Eén sterk wachtwoord onthouden is genoeg
Superveilig en minder kans om gehackt te worden
Voor mij is 1Password ideaal. Je kunt er ook belangrijke gegevens zoals ID-nummers en licentiecodes veilig in bewaren.
Maak nieuwsbrieven via een e-mailmarketingtool
Stuur je nieuwsbrieven via een e-mailmarketingtool in plaats van via je mailbox.
Voordelen:
In één klik verstuurd naar al je contacten
Gebruik herbruikbare templates in je huisstijl
Inzicht in statistieken en prestaties van je nieuwsbrieven
Mijn favoriete tools vind je hier.
Creëer herbruikbare workflows
Templates en stappenplannen zijn onmisbaar. Bespaar jezelf tijd door voor herhalende taken duidelijke templates of SOP’s (Standard Operating Procedures) te maken.
Voordelen:
Geen nood om telkens opnieuw te beginnen
Je hoeft niet alles te onthouden
Volg gewoon de stappen en je bent klaar
Maak lijstjes of gebruik tools zoals Loom voor video-instructies of Tango voor stapsgewijze schermopnames.
Verbind je Tools
Hier zit de echte tijdwinst! Laat je tools met elkaar communiceren en automatiseer handelingen die je niet zelf hoeft te doen.
Voorbeelden:
Laat contacten uit je afsprakentool automatisch in je e-mailmarketingtool toevoegen
Werk je vooral vanuit Notion? Laat afspraken automatisch daar verschijnen, zodat je niet hoeft te schakelen tussen agenda’s
Automatiseer je boekhoudproces met OkiOki
Met tools als Make.com of Zapier kun je nog veel meer verbinden en automatiseren. Deze quick wins geven je snel extra tijd voor wat echt belangrijk is. Wacht niet langer, doe het vandaag nog!
Heb je zelf zin om je processen aan te pakken en je eigen quick wins te ontdekken?
Boek een spot sessie en samen maken we een plan!
