Alles-in-één met Notion: zo organiseer ik mijn volledige bedrijf

Het is de enige app die bij het opstarten van mijn laptop automatisch opstart. Want zo begint mijn dag, met een blik op mijn Actie-dashboard in Notion. Heel snel zie ik daar wat er op mijn planning staat en heb ik nog tal van andere dingen bij de hand. In deze post geef ik je graag een blik achter mijn scherm, zo kijk je even mee hoe ik Notion inzet voor alles wat met mijn werk te maken heeft.

Eigenlijk is het simpel: het enige wat niet ik niet in Notion doe, is facturen maken en mails lezen en sturen. En dat laatste gaat snel veranderen want Notion Mail komt er aan. Al de rest doe ik in mijn zelfgebouwde Notion workspace. Ondertussen al meer dan 5 jaar. En er is in de loop van die 5 jaar al heel wat veranderd. Niet alleen omdat Notion gigantisch geëvolueerd is, maar vooral ook omdat ik heel vaak bezig ben met dingetjes te finetunen zodat het nog beter voor mij werkt.

Taken en Projecten

Alles wat met taken en projecten te maken heeft is georganiseerd volgens de PARA-methode. Ik vertel je daar graag in een andere posts eens meer over maar in het kort: Zowel in Notion als in mijn mappenstructuur als in mijn mailbox gebruik ik dezelfde organisatie. P = Projecten (Projecten hebben een einddatum en bevatten verschillende taken), A=Areas (Areas hebben geen einddatum want je hebt er altijd wel taken voor, zoals bij Boekhouding, Administratie, Marketing), R=Resources (Dat zijn info of files nodig om taken uit te voeren - zoals het logo van de klant, de logins, teksten enzo) - De laatste A staat voor Archive. Daarin verzamel ik alles wat klaar is of wat ik niet meer nodig heb.

Al mijn taken staan samen in één hele grote database, een mastertasklist dus. Daarnaast is er een Projectendatabase en een Areasdatabase. Elk taak in mijn takendatabase zit een project of een area. En op basis van filters en eigenschappen kan ik dat overzichtelijk houden. Elke taak krijgt een aantal specifieke eigenschappen zoals: vb Soort werk, een taak of een afspraak, tot welk planningsblok een taak behoort , doe-datum, deadline enz. Op verschillende plaatsen in mijn workspace toon ik stukken van mijn takenlijst via filters. In mijn Projecten zie ik enkel de taken die tot dat project behoren, idem voor de Areas. Op mijn Actie-dashboard toon ik enkel de taken voor vandaag en morgen.

Contacten en bedrijven

Elk contact komt in mijn contactendatabase en elk contact wordt gelinkt aan een bedrijf uit de bedrijvendatabase. Waarom ik het onderscheid maak? Omdat je soms meerdere contacten hebt binnen hetzelfde bedrijf. En omdat ik bijvoorbeeld ook (privé)leveranciers en zo opneem in mijn bedrijvenlijst. In deze lijsten hou ik naast de contactgegevens en andere info, via een label bij welke soort contact het is (prospect, klant, leverancier). Daarnaast kan ik door een relatie met de contactendatabase mijn taken en projecten gewoon linken aan de juiste klant. En kan ik in mijn klantenfiche zelf zien welke taken nog te doen zijn voor die klant, welke projecten ik ervoor heb (gedaan). Wanneer projecten afgerond zijn vraag ik mijn klant ook om een feedbackformulier in te vullen. Via Tally komt deze automatisch in Notion, gelinkt aan de klantendatase. Dus wanneer ik een bedrijf/klantpagina open in Notion zie daar onmiddellijk alles gelinkte info: de projecten, taken, meetingnotes, feedbackforms…

Content

Social media posts, blogposts en nieuwsbrieven: alles wordt in Notion geschreven en voorbereid in mijn contentdatabase. Zo heb ik één centrale plaats waar alles staat waarover ik wil communiceren. Mijn database kan ik filteren op de soort communicatie: social media, blogs of nieuwsbrief. Content hergebruiken wordt op die manier ook makkelijk want je kan er dan ook makkelijk tekstvariaties in bijhouden. De contentdatabase is ook de basis voor de postplanning, een database gelinkt aan mijn contentdatabase.

Wil ik een nieuwsbrief maken? Dan kopieer ik gewoon mijn voorbereiding uit Notion naar mijn emailmarketingtool Flodesk. Wil ik een blogpost publiceren? Idem, ik kopieer de tekst en maak in 2 minuten een nieuwe post op mijn website. Posten op Instagram of Linkedin? Dat gaat automatisch vanuit mijn postplanning in Notion door een link met de tool NotionSocial.

Gedeelde pagina met klant en SOP’s

Mijn klanten krijgen toegang tot een pagina waarop we communiceren en waar ik bijvoorbeeld video’s plaats met wat ik voor hen heb gedaan. Of waar ze uitleg vinden over zaken die ze voor mij moeten regelen zodat ik aan hun project kan werken. Als ik bijvoorbeeld vraag ‘Maak een account aan in Zapier’ dan kunnen ze doorklikken naar een gedetailleerde werkwijze.

Ook al werk ik alleen, ik hou toch heel vaak bij hoe ik iets doe. Wat er allemaal moet gebeuren voor een bepaalde taak. Zeker voor zaken die ik niet zo heel vaak moet doen. Kwestie van het niet telkens volledig opnieuw uit te zoeken. Daarover kan je hier meer lezen.

Cijfertjes

Mijn facturen maak ik niet in Notion maar ik hou er wel gegevens over mijn facturen en omzet bij. Gelinkt aan projecten en klanten zodat ik er leuke grafiekjes over kan weergeven. Ik heb een gedetailleerd overzicht van mijn kosten, met daarbij ook wanneer de volgende betaaldatum is. Mijn cashflow hou ik al jaren bij in Ynab, maar eigenlijk zou je dit ook wel kunnen nabouwen in Notion. Timetracking gebeurt ook via een eenvoudige database met button automatisaties gelinkt aan mijn taken, projecten en klanten. Zo kan ik het einde van de maand via slimme filters makkelijk zien hoe mijn tijdsbesteding per klant of project was.

Notities

Net als mijn gigantische takenlijst, heb ik ook een Notes-database. Daarin stockeer ik notities, meetingverslagen, werkverslagen enz. Die database is ook gelinkt aan mijn andere databases, zoals mijn klanten, projecten en areas. Dat betekent dat als ik een project open, ik sowieso alle bijhorende notities zie. Of als ik een Klantenfiche open zie ik notities, verslagen, taken en projecten die betrekking hebben op deze klant.

Dashboards

In een paar dashboards geef ik info weer uit mijn workspace. Zoals mijn Actie-Dashboard waarop ik in verschillende views mijn taken voor vandaag, morgen en deze maand zie. En waarop de projecten staan waar ik op dit moment aan werk. Op het Contentdashboard breng ik alles samen wat met marketingcommunicatie te maken heeft. En op mijn Business-Dashbard vind ik links naar alles wat met cijfers en mijn aanbod te maken heeft.

Alles is dus verbonden, en op eender welke plaats zie ik koppelingen naar andere relevante info. Info die ik op die plaats wil zien, die ik op die plaats nodig heb. Zoiets is naar mijn gevoel enkel in Notion mogelijk. Dat is niet alleen makkelijk maar ook superefficiënt, want je hoeft niet heel de tijd naar andere plaatsen te klikken. Vaak zie je in een oogopslag wat je allemaal nodig hebt of heb je maar 1 klik nodig.

Wil jij ook starten met Notion of heb je hulp nodig bij het maken van je eigen op maat gemaakte workspace?

Boek een kennismaking voor een NotionFix en we bekijken samen hoe ik je kan helpen.