Informatiemanagement voor kennissponzen: mijn Notion setup

In deze digitale tijd worden we overspoeld met informatie. Van interessante artikelen en handleidingen tot recepten en vakantietips - we willen zoveel mogelijk bewaren voor later. Maar hoe organiseer je al die informatie op een manier die werkelijk werkt? In deze post deel ik mijn systeem voor effectief informatiemanagement in Notion.

Er komt dagelijks zoveel info op ons af en we kunnen en moeten niet alles zelf onthouden. Dus vinden we manieren om die info die we denken nog later nodig te hebben bij te houden. Vroeger knipten we artikels uit de krant of magazines, hadden we een plakboek met recepten, papiertjes met lijstjes en tips, misschien zelfs een schuif vol handleidingen van toestellen. Wat later misschien wel een word-doc vol getypt, willekeurige bookmarks, een overvolle downlaodmap of een mapje ergens op je computer volgestouwd met bestanden.

Tegenwoordig is het zaak om je informatie ergens te steken waar je het snel en makkelijk terugvindt. Met snel en makkelijk bedoel ik echt letterlijk door ergens in een zoekveld een goed woord te typen en direct te vinden wat je zoekt. En dat, dat kan alleen als je een goed en consequent inputsysteem hebt, én je je informatie de naam geeft die je zou gebruiken om het binnen 6 maanden te zoeken. Dan vind je alles echt altijd terug.

Ik heb van mijn Notion echt mijn tweede brein gemaakt. Doordat ik een consequent systeem heb om mijn taken en info die ik wil bijhouden in Notion te verzamelen komt er zoveel ruimte vrij in mijn hoofd, en dat brengt ongelofelijk veel rust. Ik weet dat het er in staat en dat is genoeg. Info vind ik makkelijk terug en taken verschijnen wanneer ik ze moet doen. Over hoe ik met mijn taken omga kan je lezen in deze post en hoe ik aan quick capturing van taken en info doe in deze post.

Maar hier moeten we het eens hebben over mijn informatiesystemen. Eerlijk gezegd: ik ben ook wel een beetje een informatie ‘hoarder’, ik hou echt veel bij, en dat is me al zo vaak van pas gekomen dus no shame daarover. Het zit ook gewoon wat in mij, zelfs één van mijn toptalenten volgende de test van Luk Dewulf. Nog kennissponzen en nieuwfreaks hier?

Mijn master-infodatabase in Notion

Het hart van mijn informatiemanagement is mijn master-infodatabase. Deze werkt als een digitale bibliotheek waar ik allerlei soorten informatie bewaar:

• Handleidingen van apparaten (digitaal opgeslagen, papieren versies gaan direct weg)

• Interessante artikelen en bronnen voor later gebruik

• Handige tools en software die ik misschien ooit wil uitproberen

• Tips en tricks voor verschillende tools en programma's die ik ooit heb opgezocht

• Code-snippets en technische oplossingen

• Namen en contactgegevens van webshops, leveranciers en dienstverleners

Een paar voorbeelden:

• stel ik koop een toestel en daar hoort een handleiding bij. Dan zoek ik de digitale handleiding op het net, of ik neem foto’s van de papieren handleiding. Ik stockeer dat netjes in mijn info-database met de property ‘handleiding’ en geef als naam het toestel. De papieren handleiding gooi ik direct bij het oud papier.

• Of ik bestelde ergens een custom made leiband voor de hond, dan hou ik de webshop bij in mijn info database met de naam: ‘leiband op maat Pino’. Als ik binnen een aantal jaar weer zo’n leiband wil, dan vind ik het snel terug.

• Zie ik ergens een leuk lettertype? De naam vliegt in mijn info database met het label ‘fonts’.

• Links naar werkwijzen voor moeilijke dingen met het label ‘tricks’ of code voor automatisaties ‘code’

• Natuurlijk heel veel info over Notion, hoe je dingen kan doen, voorbeelden en formules.

Ik kan zo nog wel even doorgaan, maar het maakt eigenlijk niet uit. Wat je allemaal wil bijhouden is echt jouw zaak, het komt er gewoon op aan het consequent te doen en dan vind je echt terug wat je had bijgehouden. Dus als ik een elektricien zoek, kijk ik eerst in mijn Notion of ik toevallig eentje in mijn lijst had gezet. Als ik nog eens een speciaal font moet opladen in een website, dan vind ik de werkwijze op 2 seconden terug. Als ik de link zoek om mijn google workspace factuur te kunnen downloaden, dan typ ik gewoon ‘google factuur’ in mijn zoekveld en ik heb de link.

Extra databases voor speciale topics

Wat ik niet in mijn master-infodatabase bijhoudt zijn boeken, recepten en- vakantietips. Die hebben een aparte database want die info wordt op een andere manier gebruikt. Bij recepten wil ik bijvoorbeeld bijhouden welk soort gerecht het is, een property die ik liever niet in mijn master-infodatabase wil. Net als de property ‘land’ bij een vakantietip.

Boeken
De mediadatabase is dan weer een heel ding op zich. Het is eigenlijk vooral een boekenlijst. Lezen doe ik meestal op mijn Kobo en de user interface maakt het niet altijd makkelijk om snel iets te vinden. Door mijn wishlist aan boeken en de gelezen boeken in Notion bij te houden is er meer overzicht.
Als ik fictie lees zijn dat vaak thrillers en dat zijn nu eenmaal dikwijls reeksen. Ik lees ook vaak Nederlands als Engels door elkaar, dus door de reeksen die ik leuk vindt bij te houden in Notion lees ik de boeken zeker in de juiste volgorde. Extra leuk is dat je dan ook kan tracken hoeveel boeken je dat jaar hebt gelezen, en notities over de boeken kan bijhouden (zelf automatisch via een koppeling met bv Readwise). Door boeken met ‘volgende’ te labelen, weet ik altijd wat lezen.

Recepten
In mijn receptendatabase staan vooral recepten uit mijn eigen kookboeken van gerechten die ik vaker maak. Meestal is dat gewoon een foto van het recept, kwestie van het eigenlijk altijd bij de hand te hebben. Zeker handig voor op vakantie, hoef ik geen boeken mee te sleuren.

Trips
Mijn Tip voor trips-database is een vooral een verzameling van linkjes naar interessante campings, hotels, wandelingen, bezienswaardigheden en restaurantjes. Met eigenschappen als ‘land’, ‘streek’, ‘dogproof’ enz. Wanneer een vakantie of trip gepland wordt, maak ik daar een project van. In het project krijg ik een view van die Tips voor Trips-database gefilterd op het land en de streek. Zo heb ik ineens de dingen die ik er over had bijhouden en kan ik makkelijk beginnen met het wat plannen van de trip.

Het Geheim van Effectief Informatiemanagement

Je kan je informatie goed organiseren maar onthoud: het succes van je informatiesysteem hangt af van twee cruciale factoren:

• Consequent gebruik: Maak er een gewoonte van om waardevolle informatie direct in je systeem op te slaan, dit moet echt je eerste reflex worden.

• Slimme naamgeving: Geef items namen waarop je ze later zou zoeken. Hoe zou je dit binnen 6 maanden zoeken? Welke woorden zou je typen?

Hopelijk heeft dit je wat inspiratie gegeven om je eigen informatie slim te gaan organiseren. Het opzetten van een effectief informatiesysteem kost wat tijd en aandacht, maar de investering betaalt zich dubbel en dwars terug. Begin klein, wees consequent en pas je systeem aan naar wat voor jou werkt.

Wil je ook een efficiënt informatiesysteem opzetten in Notion? Of heb je hulp nodig bij het optimaliseren van je huidige systeem?

Plan een kennismakingsgesprek voor een NotionFix en ontdek hoe ik je kan helpen bij het creëren van jouw perfecte digitale tweede brein.